Comment utiliser avec bienséance les nouvelles technologies?

ÉCRIRE UN E-MAIL

La communication par e-mail est largement répandue et d'utilisation facile. Voici quelques principes de base pour profiter des avantages de ce moyen de communication pratique, tout en respectant vos destinataires.

Comment écrire un e-mail poli et pertinent?

L'adresse

Utilisez une adresse mail neutre pour votre correspondance professionnelle, car c'est la première impression que vous donnez à votre interlocuteur, même virtuellement! De plus, votre destinataire risque de prendre votre mail pour un spam et l'éliminer. Vous pouvez réserver votre adresse mail amusante pour vos proches ou comme pseudo.

Le destinataire

Avant d'envoyer votre mail, vérifiez si vous avez sélectionné le bon destinataire. Cela afin de ne pas transmettre votre mail à un parfait inconnu ou à votre supérieur, au lieu de votre amie. Ensuite, par discrétion, quand vous envoyez un mail à plusieurs destinataires, sauf si ceux-ci se connaissent, mettez les adresses privées en «copie cachée».

L'objet

Pour faire repérer votre mail dans la quantité d'e-mails mais aussi faciliter la tâche à votre destinataire, indiquez clairement l'objet de votre message. Par exemple, écrivez «planification cours» et non pas «bonjour». De même, évitez d'indiquer votre nom, car il apparaît déjà dans votre adresse et dans la signature de votre mail.

Les formules de politesse

Quand bien même un e-mail est moins formel qu'une lettre et que vous l'écrivez depuis un ordinateur, vous vous adressez à une personne. Soignez donc votre correspondance et utilisez les formules de politesse de base. Celles-ci peuvent être brèves, comme «bonjour» ou «bien cordialement», si vous connaissez bien votre destinataire. Vous pouvez utiliser des formules plus complètes pour les autres correspondants, telles que «avec mes sincères salutations».

L'écriture

Pour écrire un texte lisible, il est recommandé d'utiliser une police standard et de taille moyenne. En langage internet, écrire en majuscules ou souligner votre texte, signifie que vous apostrophez votre destinataire! Aussi, utilisez plutôt l'italique ou les astérisques pour mettre en valeur des phrases ou des mots.

Le contenu

Quand bien même les e-mails sont virtuels, les écrits restent. De même, une petite blague prononcée avec un sourire passera mieux que si elle était écrite. Tout le monde n'a pas le même sens de l'humour que vous. Soignez donc le contenu de votre e-mail et privilégiez un ton agréable, sans abuser des abréviations et du langage phonétique. Pour un texte dont la longueur dépasse l'écran, il est recommandé d'écrire une lettre ou de téléphoner.

Les informations confidentielles

Pour préserver votre intimité et celle de votre employeur, ne transmettez pas d'informations confidentielles par mail. Pour ne pas partager ces informations avec le monde entier, à la vitesse de communication du net, sélectionnez donc avec soin le contenu de votre mail.

Le fichier joint

Avec votre mail, vous pouvez envoyer tout type de fichier en pièce jointe. Même si la connexion à haut débit est largement répandue maintenant, compressez vos pièces jointes pour ne pas excéder les 5 Mo. Votre destinataire risque de ne pas apprécier de voir sa boîte à lettre saturer. Ensuite, quand vous envoyez seulement une pièce jointe, n'oubliez pas de joindre... un petit mot d'accompagnement.

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