Définir la comptabilité est un exercice périlleux. Certains parlent d'une technique, d'autres d'un art, voire d'une science. Plutôt que d'entrer dans ce débat, nous préférons proposer une définition de la comptabilité centrée sur l'information.
La comptabilité peut se concevoir comme un outil susceptible de fournir des informations. Elle constitue ainsi un système formel d'identification, de mesure, de classement et d'enregistrement des transactions opérées par les entités ". Son objectif est donc atteint si elle livre des informations aptes à satisfaire, par le traitement approprié des données collectées, les besoins supposés d'un large éventail d'utilisateurs potentiels. Elle peut encore se définir comme un instrument de modélisation et de représentation des opérations effectuées par les organisations.
Le système comptable est aujourd'hui une composante d'un système d'information plus large qui englobe l'ensemble des moyens et procédures de saisie, de recherche et de traitement d'informations de quelque nature qu'elles soient, relatives aux activités stratégiques et/ou opérationnelles d'une entité.
Le système comptable présente deux caractéristiques majeures qui le différencient des autres systèmes d'information:
1. il ne peut rendre compte que des transactions de l'entité capables de se traduire et de s'exprimer en unités monétaires;
2. il occupe une fonction de support (en ce sens, il n'est pas une fin en soi) et se situe en aval de toutes les autres fonctions de l'entité.
Son avantage est d'offrir une représentation homogène et unifiée (au moyen d'unités monétaires) d'une infinité de transactions extrêmement différentes.
Les rapports que génère le système comptable sont destinés à de nombreux utilisateurs dont les attentes varient considérablement. La figure 1.1 en présente une synthèse.
Une distinction y est opérée entre deux types de documents comptables:
- les rapports internes qui, par définition, ne sont pas diffusés à l'extérieur de l'entité et qui remplissent généralement une double fonction, à savoir l'aide à la prise de décision d'une part, et le contrôle d'autre part;
- les états financiers (bilan, compte de résultats, éventuel tableau des flux de trésorerie, annexes et autres documents requis par la réglementation applicable) qui sont publiés par l'entité et qui sont utiles aux dirigeants de celle-ci (le(s) gérant(s) ou les administrateurs), à ses propriétaires (principalement les associés ou les actionnaires) et à d'autres catégories d'utilisateurs comme les prêteurs (obligataires, banquiers,...), les syndicats, les clients, les fournisseurs, les concurrents, l'État... Les états financiers représentent l'état du patrimoine d'une entité à une date donnée ainsi que les composantes du résultat de l'activité de l'entreprise industrielle, commerciale, de services ou non-marchande, pendant un laps de temps défini."
